Arbeitsschutz im Büro: Die 5 häufigsten Fehler – und wie du sie vermeidest

Kurz gesagt: Auch im Büro gilt das Arbeitsschutzgesetz in vollem Umfang. Jeder Arbeitgeber muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellen und dokumentieren, seine Beschäftigten regelmäßig unterweisen und für Erste Hilfe und Brandschutz sorgen. Die meisten Versäumnisse passieren nicht aus Absicht, sondern weil „Büro“ für ungefährlich gehalten wird.

Fehler 1: Keine (oder eine veraltete) Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung ist die Grundlage für alles Weitere. Nach § 5 Arbeitsschutzgesetz musst du die Gefährdungen an jedem Arbeitsplatz ermitteln und Maßnahmen festlegen, nach § 6 das Ergebnis dokumentieren. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße – auch für ein Büro mit zwei Angestellten.

Im Büro gehören typischerweise dazu: Bildschirmarbeit, Beleuchtung und Raumklima, Stolper- und Sturzgefahren (Kabel, Treppen), elektrische Geräte, Brandschutz und Fluchtwege. Und seit 2013 ausdrücklich auch die psychische Belastung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG) – etwa durch Zeitdruck, ständige Unterbrechungen oder unklare Zuständigkeiten.

So vermeidest du den Fehler: Gefährdungsbeurteilung einmal sauber erstellen und immer dann anpassen, wenn sich etwas ändert – neue Räume, neue Software, neue Aufgaben, Homeoffice.

Fehler 2: Bildschirmarbeitsplätze nach Gefühl einrichten

Für Bildschirmarbeitsplätze gelten die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung (Anhang Nr. 6 ArbStättV). Es geht um mehr als einen guten Stuhl: Bildschirm ohne Spiegelungen, passende Arbeitshöhe, ausreichend Bewegungsfläche, regelmäßige Unterbrechungen der Bildschirmarbeit.

Außerdem musst du Beschäftigten an Bildschirmgeräten eine arbeitsmedizinische Angebotsvorsorge anbieten (ArbMedVV), dazu gehört auch eine Untersuchung der Augen. Viele Betriebe wissen das nicht – und dokumentieren das Angebot deshalb auch nicht.

So vermeidest du den Fehler: Jeden Arbeitsplatz einmal anhand einer Checkliste prüfen, Mängel abstellen und das Vorsorgeangebot schriftlich festhalten.

Fehler 3: Unterweisung nur beim ersten Arbeitstag

Nach § 12 ArbSchG müssen Beschäftigte bei der Einstellung, bei Veränderungen und danach regelmäßig unterwiesen werden. Die DGUV Vorschrift 1 (§ 4) konkretisiert: mindestens einmal jährlich, und die Unterweisung ist zu dokumentieren.

Im Büro wird die Unterweisung gern vergessen, weil „ja nichts passiert“. Im Schadensfall fragt die Berufsgenossenschaft aber genau danach: Wann wurde unterwiesen, zu welchen Themen, wer hat teilgenommen?

So vermeidest du den Fehler: Feste Termine im Jahr einplanen, Inhalte aus der Gefährdungsbeurteilung ableiten und jede Teilnahme nachweisbar dokumentieren. Digitale Unterweisungen sparen dabei Zeit: Jeder macht sie, wenn es passt, und der Nachweis entsteht automatisch.

Fehler 4: Erste Hilfe und Brandschutz „irgendwie“ geregelt

Auch im Büro muss im Ernstfall jemand handeln können. Die DGUV Vorschrift 1 (§ 26) verlangt bei 2 bis 20 anwesenden Beschäftigten mindestens einen Ersthelfer, in Verwaltungs- und Handelsbetrieben darüber 5 % der Beschäftigten. Für den Brandschutz nennt die Technische Regel ASR A2.2 in der Regel 5 % der Beschäftigten als Brandschutzhelfer.

So vermeidest du den Fehler: Ersthelfer und Brandschutzhelfer benennen, ausbilden lassen, Fortbildungen im Blick behalten – und Aushänge (Notrufnummern, Fluchtwegplan, Verbandkasten) aktuell halten.

Fehler 5: Elektrische Geräte nie prüfen lassen

Kaffeemaschine, Verlängerungskabel, Laptop-Netzteil: Ortsveränderliche elektrische Geräte müssen nach DGUV Vorschrift 3 regelmäßig geprüft werden. Für Büros und vergleichbare Bereiche nennt die Durchführungsanweisung einen Richtwert von bis zu zwei Jahren – vorausgesetzt, die Geräte zeigen kaum Mängel.

So vermeidest du den Fehler: Prüffristen in der Gefährdungsbeurteilung festlegen, Prüfungen durch eine Elektrofachkraft durchführen lassen und die Prüfprotokolle aufbewahren.

Wer hilft dir dabei?

Jeder Arbeitgeber mit Beschäftigten braucht eine sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung (Arbeitssicherheitsgesetz, DGUV Vorschrift 2). Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt beraten dich – die Verantwortung für Umsetzung und Dokumentation bleibt aber bei dir als Arbeitgeber.

Genau dafür gibt es UNADOK: Unterweisungen und Nachweise an einem Ort, passend zu deiner Branche. Was im Büro konkret dazugehört, findest du auf unserer Seite Arbeitsschutz für Büro und Dienstleistung. Weitere Branchen siehst du in der Branchenübersicht.

Häufige Fragen zum Arbeitsschutz im Büro

Brauche ich als kleines Büro wirklich eine Gefährdungsbeurteilung?
Ja. Die Pflicht aus § 5 ArbSchG gilt ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von der Betriebsgröße.

Wie oft muss ich im Büro unterweisen?
Bei der Einstellung, bei Veränderungen und danach mindestens einmal im Jahr (§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1). Jede Unterweisung sollte dokumentiert werden.

Gehört psychische Belastung zur Gefährdungsbeurteilung?
Ja, seit 2013 ausdrücklich (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG) – zum Beispiel Zeitdruck, Arbeitsunterbrechungen oder Konflikte.

Gilt der Arbeitsschutz auch im Homeoffice?
Ja, das Arbeitsschutzgesetz gilt auch bei mobiler Arbeit und im Homeoffice. Welche Maßnahmen konkret nötig sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung – im Einzelfall solltest du das mit deiner Fachkraft für Arbeitssicherheit klären.

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