UNADOK: Arbeitssicherheit für Büros und den Dienstleistungssektor

Die Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist die systematische Bewertung von Risiken am Arbeitsplatz. Arbeitgeber müssen feststellen:

• Welche Gefahren bestehen (z. B. Maschinen, Chemie, Lärm, Hitze, rutschige Böden)?
• Wie hoch ist das Risiko (z. B. Eintrittswahrscheinlichkeit × Schwere)?
• Welche Maßnahmen sind erforderlich, damit sicher gearbeitet werden kann?

Eine GBU ist kein Papier fürs Regal, sondern das Fundament für:

• Schutzmaßnahmen (Technik/Organisation/PSA)
• Unterweisungen
• Nachweisfähigkeit gegenüber BG/Behörden
• Belastbare Organisation im Unfallfall

Weil Arbeitsschutz nicht „Bauchgefühl“ ist. Eine GBU macht nachvollziehbar:

• dass Risiken erkannt wurden
• dass Maßnahmen geplant und umgesetzt wurden
• dass Beschäftigte informiert/unterwiesen wurden
• dass Wirksamkeit geprüft wurde

Im Ernstfall (Prüfung/Unfall) wird nicht gefragt:

„Hatten Sie gute Absichten?“

Sondern:

„Können Sie nachweisen, dass Sie Ihre Pflichten erfüllt haben?“

Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), insbesondere:

• § 5 ArbSchG (Beurteilung der Arbeitsbedingungen)
• § 6 ArbSchG (Dokumentation)

Wichtig in der Praxis: Es gibt selten „das eine Formular“, aber es gibt klar die Pflicht, Risiken zu beurteilen und die Ergebnisse nachweisbar zu dokumentieren.

Ja. Sobald Sie Beschäftigte haben, sind Arbeitsschutzpflichten grundsätzlich relevant. „Klein“ bedeutet nicht „frei“. Der Umfang kann in der Praxis geringer sein als in großen Unternehmen – die Pflicht an sich bleibt.

Das Gesetz nennt meist keinen starren Jahresrhythmus nach dem Motto „einmal pro Jahr neu schreiben“. Entscheidend ist: Die GBU muss aktuell, passend und wirksam sein.

Wann muss ich aktualisieren?

Typische Auslöser für eine Aktualisierung sind:

• neue Tätigkeiten / neue Arbeitsabläufe
• neue Maschinen / Werkzeuge / Arbeitsmittel
• Umbauten / neue Arbeitsbereiche
• neue Gefahrstoffe / neue Reinigungschemie
• neue Mitarbeitergruppen (Azubis, Leiharbeit, Schichtwechsel)
• Unfälle / Beinahe-Unfälle
• neue Erkenntnisse (Herstellerhinweise, BG-Informationen)

Praxisregel: Regelmäßig prüfen (z. B. jährlich als „Check“) und bei Änderungen sofort anpassen.

Gibt es eine vorgeschriebene Form?

Nein, es gibt kein einziges Pflichtformular für alle. Aber es gibt eine klare Erwartung, dass die GBU inhaltlich vollständig und nachvollziehbar ist.

Was muss konkret in der GBU stehen?

Eine praxistaugliche, prüffähige GBU enthält mindestens:

1. Arbeitsbereich / Tätigkeit, z. B. „Reifenmontage“, „Autoglas demontieren“, „Küche – Fritteuse“, „Tankstelle – Zapfsäule“
2. Gefährdungen, z. B. mechanisch, elektrisch, chemisch, biologisch, ergonomisch, psychisch, Brand/Explosion, Verkehr
3. Risikobewertung, z. B. gering/mittel/hoch oder Matrix
4. Schutzmaßnahmen (TOP-Prinzip)
   1. Technisch: Absaugung, Schutzhauben, rutschhemmender Boden
   2. Organisatorisch: Arbeitsanweisungen, Sperrbereiche, Schichtregeln
   3. Persönlich: Handschuhe, Schutzbrille, Gehörschutz
5. Verantwortlichkeiten: Wer setzt was um?
6. Umsetzungsstatus / Fristen: geplant / umgesetzt / offen, bis wann
7. Wirksamkeitskontrolle: Funktionieren die Maßnahmen? Nachprüfung.
8. Dokumentation / Nachweise: Version, Datum, Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle etc.

Merksatz: Gefahr → Bewertung → Maßnahme → Kontrolle → Nachweis

Ja, praktisch schon: Eine GBU kann unzureichend sein, z. B. wenn:

• wesentliche Gefährdungen fehlen
• Maßnahmen fehlen oder völlig unpassend sind
• Dokumentation nicht nachvollziehbar ist
• Aktualisierungen bei Änderungen fehlen
• es nur „Papier“ ist, aber im Betrieb nichts umgesetzt wurde

Dann kann eine GBU im Ernstfall wie „nicht vorhanden“ wirken.

Eine unvollständige GBU kann unter Umständen zeigen, dass Sie sich beschäftigt haben – das kann helfen, Vorsatz zu entkräften.

Aber wichtig:

• Das ist kein sicherer Schutz.
• Entscheidend ist, ob Arbeitsschutz wirksam umgesetzt war.
• Bei gravierenden Lücken kann trotzdem grobe Pflichtverletzung angenommen werden.

Realistisch: „Teilweise gemacht“ ist besser als „gar nicht“, aber nicht die Absicherung, auf die man sich verlassen sollte.

Mindestens regelmäßig (in vielen Betrieben praktisch: jährlich) und zusätzlich bei:

• neuen Mitarbeitern / Azubis
• neuen Tätigkeiten / Maschinen
• geänderten Arbeitsbedingungen
• nach Unfällen / Beinahe-Unfällen
• besonderen Gefährdungen

Wichtig ist dabei nicht der Kalender, sondern:

• passende Unterweisung zum Risiko
• verständlich
• dokumentiert

Unterweisungen müssen so erfolgen, dass Beschäftigte sie verstehen. Wenn Sprachbarrieren bestehen, müssen Sie geeignete Maßnahmen ergreifen:

• Übersetzungen / mehrsprachige Inhalte
• verständliche Erklärung (ggf. Dolmetscher)
• praktische Demonstration
• Rückfragen/Verständniskontrolle

Je nach Situation können prüfen:

• Berufsgenossenschaften / Unfallversicherungsträger
• staatliche Arbeitsschutzbehörden / Gewerbeaufsicht
• ggf. weitere Stellen je nach Betrieb (z. B. bei besonderen Anlagen)

Kontrollen können angekündigt oder unangekündigt erfolgen.

Was wird bei Prüfungen typischerweise gefragt:

• Gibt es eine aktuelle GBU?
• Sind Unterweisungen nachweisbar?
• Sind Maßnahmen umgesetzt und wirksam?
• Gibt es Verantwortlichkeiten?
• Ist die Dokumentation vollständig und schnell vorzeigbar?

Je nach Verstoß können Bußgelder bis zu 30.000 € betragen. Wichtiger als die Zahl ist: Bußgeld ist nur ein Teil. Bei Personenschäden kommen andere Risiken hinzu (z. B. Regressfragen, zivilrechtliche Ansprüche).

Die genaue Höhe hängt vom konkreten Verstoß und der Bewertung der Behörde ab.
 

Nach einem Unfall wird typischerweise geprüft:

1. Welche Gefährdung war ursächlich?
2. War diese Gefährdung in der GBU erfasst?
3. Welche Maßnahmen waren festgelegt?
4. Wurden Maßnahmen wirklich umgesetzt?
5. Wurden Mitarbeiter passend unterwiesen?
6. War alles dokumentiert und aktuell?
7. Gab es systematische Organisation oder Chaos?

Entscheidend ist nicht „Papier“, sondern: Nachweis + Umsetzung + Wirksamkeit.

Reicht eine fachlich korrekte GBU, um „sicher“ zu sein?

Eine fachlich korrekte GBU ist ein starker Schutzfaktor, weil sie zeigt:

• systematische Sorgfalt
• geordnete Pflichterfüllung
• kein „Augen zu und durch“

Aber: Sie ersetzt nicht die Umsetzung. Wenn Maßnahmen nur auf Papier stehen, bleibt das Risiko.

In Ihrer Kommunikation meint „Arbeitgebermodell“:

• Sie setzen Arbeitsschutz im eigenen Betrieb um,
• ohne teure Dauer-Dienstleister,
• mit einem System, das Sie handlungsfähig macht.

Wichtig: Die Verantwortung liegt immer beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob Sie Unterstützung einkaufen.

Das Unternehmermodell ist ein vereinfachtes Betreuungsmodell für bestimmte (meist kleinere) Betriebe, bei dem der Unternehmer nach Schulung mehr Aufgaben selbst organisiert und bei Bedarf punktuell Fachberatung nutzt.

Gibt es feste Mitarbeitergrenzen im Unternehmermodell?

Es gibt keine bundeseinheitliche Zahl, die überall gilt. Die Grenzen hängen ab von:

• zuständiger BG
• Branche
• Gefährdungsniveau
• Ausgestaltung des Betreuungsmodells

Wichtig: Veröffentlichen Sie am besten keine „harten“ Zahlen als Versprechen, sondern als Orientierung mit BG-Hinweis.

Orientierungswerte nach Branche

Die endgültige Zulässigkeit und Ausgestaltung entscheidet immer die zuständige BG. Die folgenden Werte sind typische Orientierungen aus der Praxis und können je nach BG/Branche abweichen.

• Kfz / Werkstatt / Tankstelle (BG Verkehr): häufig eher niedrig (z. B. grob 10–20)
• Gastronomie / Hotel / Catering (BGN): oft im mittleren Bereich (z. B. um 20)
• Industrie/Technik (BG ETEM): eher niedrig (z. B. 10–15)
• Handel / Dienstleistung (BGHW): oft höher möglich (z. B. 30–50)
• Büro / Verwaltung (VBG): häufig höher möglich (z. B. bis 50)
• Bau (BG Bau): oft stark eingeschränkt / strengere Betreuung

Das ist eine Orientierung, keine Zusage.

Nein. Das Seminar ist eine Schulung im Rahmen des Unternehmermodells (Grundlagen/Organisation), aber keine vollständige SIFA-Qualifikation.

SIFA bedeutet Sicherheitsfachkraft oder auch Fachkraft für Arbeitssicherheit. Eine SIFA berät Unternehmen fachlich zu Arbeitsschutz, Prävention und Organisation.

Wichtig: Die SIFA berät – die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Welche Ausbildung hat eine SIFA?

Die SIFA-Ausbildung ist eine geregelte Qualifizierung (DGUV-System), typischerweise:

• berufsbegleitend
• mit Lernphasen, Praxisanteilen und Prüfungen
• häufig aufbauend auf technischer Qualifikation (z. B. Meister/Techniker/Ingenieur oder vergleichbar)

Die konkrete Zuständigkeit hängt vom Betriebsschwerpunkt ab. Hier ein paar Branchen-Beispiele:

• BG Verkehr (BGV): Transport/Logistik, Schifffahrt, Personenverkehr
• BGHM: Holz & Metall, Kfz-Bereich
• BGN: Lebensmittel, Küche, Gastronomie, Hotel, Catering
• BG Bau: Baugewerbe
• BGHW: Handel/Warenlogistik/Handelsdienstleistungen
• VBG: Verwaltung, Büro, viele Dienstleistungsbranchen
• BG ETEM: Elektro, Metall, Energie, Textil/Medien
• BGW: Gesundheit/Wohlfahrt/Pflege
• BG RCI: Rohstoffe und chemische Industrie

Was ist UNADOK?

UNADOK ist eine digitale Arbeitsschutz-Software, die Arbeitgeber dabei unterstützt:

• Gefährdungsbeurteilungen strukturiert zu erstellen
• Unterweisungen zu organisieren
• Dokumentation nachvollziehbar zu speichern
• Fristen und Pflichten im Blick zu behalten
• Nachweise bei Kontrollen schnell vorzulegen

Wie hilft UNADOK bei der GBU konkret?

UNADOK macht die GBU im Alltag beherrschbar:

• branchenspezifische Vorlagen / Textbausteine
• geführter Prozess (Schritt für Schritt)
• standardisierte Struktur (damit nichts fehlt)
• schnelle Erstellung und Aktualisierung
• klare Nachweisführung statt Ordnerchaos

Ersetzt UNADOK eine SIFA oder Rechtsberatung?

Nein.

• UNADOK ist Werkzeug und Struktur
• SIFA ist Fachberatung
• Rechtsberatung bleibt Rechtsberatung

UNADOK hilft, dass Ihre Organisation vollständig, nachvollziehbar und abrufbar ist.

Warum spart UNADOK teure Dienstleisterkosten?

Weil Sie nicht jedes Mal ein neues Projekt starten müssen. Statt „Beratertage + Papierordner“ bekommen Sie:

• ein dauerhaft nutzbares System
• wiederverwendbare Struktur
• schnelle Anpassung bei Änderungen
• dokumentierte Nachweise auf Knopfdruck